Recebimento de insumos e agregados: nota fiscal × balança × frete, sem digitação
Insumos para a fabricação, como brita, areia, pó de pedra e cimento, chegam todos os dias a granel, cada carga com uma nota fiscal, uma pesagem na balança e um frete a pagar. Quando tudo isso é conferido nota a nota e calculado em planilha, o fechamento do frete atrasa e o erro passa. A ITR resolve o controle de agregados e insumos com coleta de dados no recebimento: a nota é lida pelo celular, cruzada com a balança, e o frete sai calculado.
- O problemaNotas de insumos digitadas uma a uma, comparadas à mão com a pesagem, e frete calculado em planilha paralela.
- Como a ITR resolveLeitura do código de barras da nota no celular, busca automática na SEFAZ, cruzamento com a pesagem da balança e frete calculado por freteiro.
Conferência de nota, balança e frete: três registros que não conversam
No recebimento de insumos a granel, cada carga gera três registros em lugares diferentes:
- Nota fiscal
- Pesagem na balança
- Frete
- A nota fiscal diz o fornecedor, o material, a quantidade e o valor. Alguém digita.
- A balança diz quanto o caminhão pesou na entrada e na saída. Alguém compara com a nota.
- O frete depende do freteiro, da placa e do valor combinado com cada fornecedor. Alguém calcula em planilha e monta a base para pagar.
Com muitas cargas por dia, o fechamento do mês vira dias de conferência, e um erro de digitação pode passar até o pagamento do frete.
Da chegada do caminhão à base de pagamento do frete
1Leitura da nota no celular
Na chegada do caminhão, quem recebe aponta a câmera do celular para o código de barras da nota fiscal e informa o número do tíquete (ticket) de pesagem. Não digita a chave.
O app responde na hora. A consulta à SEFAZ acontece depois, em segundo plano, e ninguém fica esperando.
2As pesagens da balança entram no sistema
O sistema recebe as pesagens da balança que já está em uso: tíquete, placa, peso de entrada, peso de saída, peso líquido e horários.
Tíquete já recebido não entra de novo.
3A nota vem da SEFAZ, não da digitação
Antes de consultar, o sistema confere a chave da nota (tamanho e dígito verificador). Leitura errada não gasta consulta.
O sistema busca a NF-e na SEFAZ e extrai fornecedor, CNPJ, data, material, unidade, quantidade, valores e a placa do transporte.
Se a SEFAZ ainda não liberou a nota completa, estiver fora do ar ou pedir para esperar, a nota fica numa fila e o sistema tenta de novo sozinho.
4Cruzamento e cálculo
O sistema liga a nota à pesagem pelo tíquete e ao freteiro pela placa, calcula o frete e grava tudo num registro único da carga.
5Informação para quem fecha o mês
O painel mostra o mês fechado por freteiro, e a base de pagamento sai em planilha.
Todo dia, um e-mail lista as notas de entrada novas: número, data, fornecedor, material e motorista.
O que o sistema calcula em cada carga
- Frete = toneladas da nota × valor por tonelada, pela regra combinada com cada freteiro ou fornecedor.
- Custo do material entregue = valor da mercadoria na nota + frete.
- Diferença de pesagem = peso líquido da balança − quantidade da nota, carga a carga. Mostrar essa diferença na tela ou disparar um alerta é uma escolha de cada operação, conforme o valor da carga e a tolerância que faz sentido para ela.
Cadastro incompleto não passa em silêncio: placa sem freteiro, fornecedor sem valor de frete ou tíquete que a balança ainda não enviou seguram o registro da carga até a informação existir.
O painel de gestão de fretes
- Indicadores do mêsTotal de fretes, material transportado em toneladas, viagens, freteiros e placas.
- Totais por freteiroViagens, placas, toneladas e valor, separados por fornecedor.
- Viagens por placaGráfico por placa, com a cor de cada freteiro.
- Base de pagamentoPlanilha com nota, tíquete, fornecedor, freteiro, placa, quantidade e frete.
E o sistema avisa antes do certificado digital vencer, para a leitura das notas não parar.
Na prática
CaseCJ Asfaltos
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O que muda no recebimento
- Redução de custoMenos horas de backoffice digitando nota e calculando frete.
- Redução de errosA nota vem da SEFAZ e o frete é calculado pela regra combinada.
- Rastreabilidade e auditoriaCada carga com nota, tíquete, placa, freteiro e pesagem.
- Qualidade e conformidadeO que a nota diz e o que a balança pesou, lado a lado.
- Controle da operaçãoCusto real do material entregue, com o frete incluído.
- Velocidade da informaçãoO mês fechado por freteiro, sem esperar a conferência.
O que costumam perguntar
Precisa trocar a balança?
Não. O sistema recebe as pesagens da balança que já está em uso.
Como a nota entra sem digitação?
Quem recebe o caminhão lê o código de barras da nota com a câmera do celular. Com a chave, o sistema busca a nota eletrônica na SEFAZ, usando o certificado digital da empresa, e extrai fornecedor, material, quantidade, valores e placa.
E se a SEFAZ estiver fora do ar?
A nota fica numa fila e o sistema tenta de novo sozinho. Quem está no recebimento não espera: a leitura é aceita na hora e processada depois.
Como o frete é calculado?
Pela regra combinada com cada freteiro ou fornecedor, por exemplo, toneladas da nota vezes o valor por tonelada. A base de pagamento por freteiro sai em planilha.
A nota recebida entra no ERP?
Pode entrar. A integração com o ERP é desenvolvida quando faz sentido para a operação, ligada ao sistema que a empresa já usa.
Serve para usina de asfalto, concreteira, fábrica de blocos ou pré-moldados?
Sim. Qualquer operação que recebe material a granel com nota fiscal e balança rodoviária tem o mesmo cruzamento. As regras de frete e os relatórios são desenvolvidos sob medida para cada uma.
Serve para a sua operação?
O que está nesta página é um exemplo, não um produto de prateleira. A ITR desenvolve sob medida: entende a operação, mapeia como ela roda hoje e especifica as regras de frete, as integrações e os relatórios dela. O mesmo cruzamento de nota, balança e frete serve para:
- concreteiras e fábricas de blocos, tubos de concreto, pré-moldados e artefatos de cimento, que compram brita, areia e cimento;
- usinas de asfalto e empreiteiras de pavimentação;
- qualquer indústria que recebe insumos a granel com nota fiscal e balança rodoviária.